Vos données personnelles dans Sapilot
Sapilot est l'outil de travail des Sapins Boul : planning, heures, fiches du personnel. Cette page dit, simplement, ce que nous gardons sur vous, pourquoi, qui le voit, combien de temps, et ce que vous pouvez demander.
Mise à jour le 18 octobre 2026.
Qui est responsable
Les Sapins Boul (la société qui vous emploie : SARL Boul ou société du groupe). Pour toute question ou demande : Sophie, au bureau des Sapins Boul, ou par courrier au siège de la société.
Mon Projet 360, qui développe et entretient Sapilot. Il agit uniquement pour le compte des Sapins Boul, sur leurs instructions, et s'est engagé par contrat à protéger vos données. Les données sont stockées chez OVHcloud, hébergeur français, pour le compte des Sapins Boul, dans l'Union européenne. Elles ne sont ni vendues, ni louées, ni utilisées pour de la publicité.
Ce que nous gardons, et pourquoi
| Quoi | Pourquoi | Sur quelle base |
|---|---|---|
| Nom, nom de naissance, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, téléphone, e-mail, n° de sécurité sociale, matricule de paie, date d'ancienneté | Faire votre contrat, votre déclaration d'embauche et votre paie | Obligations légales de l'employeur et contrat de travail |
| Vos coordonnées bancaires (titulaire, IBAN, BIC) | Vous verser votre salaire | Contrat de travail |
| Votre titre de séjour, si vous venez d'un pays hors Union européenne (type, numéro, date de fin) | Vérifier que vous avez le droit de travailler en France | Obligation légale de l'employeur (Code du travail, L5221-8) |
| Les dates de vos visites médicales du travail | Ne pas oublier de les organiser. Seulement les dates : jamais le motif ni le résultat | Obligation légale du suivi par la médecine du travail |
| La personne à prévenir en cas d'urgence (nom, lien, téléphone) | La prévenir s'il vous arrive quelque chose sur le chantier | Intérêt légitime : votre sécurité. Vous choisissez de la donner ou non |
| Vos périodes de travail, votre statut, vos aptitudes (conduite d'engin, poste…) | Organiser le planning et les équipes | Contrat de travail |
| Vos heures notées (début, fin, pause, note) et leur validation | Décompter le temps de travail, vérifier les durées maximales et les repos, préparer la paie | Obligation légale de décompter la durée du travail (Code du travail), contrat de travail |
| Les repas pris | Commander les repas : le traiteur ne reçoit que des nombres, jamais de nom | Contrat de travail |
| Votre photo | Vous reconnaître sur la fiche et au planning | Votre accord, que vous pouvez retirer à tout moment |
| Les connexions à Sapilot (date, appareil, adresse IP) et un journal des actions | Protéger le compte et les données, savoir qui a modifié quoi | Intérêt légitime : la sécurité |
| Les notifications sur votre téléphone | Un rappel le soir si rien n'est noté, un message quand vos heures sont corrigées | Votre accord : vous les activez vous-même, et vous pouvez les couper |
Ce que nous ne faisons pas
- Pas de biométrie chez nous. Face ID, Touch ID ou votre empreinte restent dans votre téléphone. Sapilot ne reçoit jamais votre visage ni votre empreinte, seulement une preuve chiffrée que c'est bien vous.
- Pas de géolocalisation. Sapilot ne sait pas où vous êtes.
- Pas de décision automatique. Les alertes (durées, repos, déclarations) aident vos responsables. C'est toujours une personne qui décide.
- Pas de surveillance de votre téléphone. Sapilot ne lit rien d'autre sur votre téléphone que ce que vous y tapez.
Qui voit quoi
- Vous : vos propres heures, vos cumuls, les corrections faites sur vos heures.
- Ludovic, Franck et Fabien Boul : le planning, les heures, les fiches. Ils valident et corrigent les heures ; chaque correction est gardée avec son motif et vous êtes prévenu.
- Sophie : les fiches, les déclarations d'embauche et les heures, pour la paie.
- Le n° de sécurité sociale, l'IBAN et le n° du titre de séjour sont chiffrés. Seuls Ludovic, Franck, Fabien et Sophie peuvent les afficher, et chaque affichage est noté.
- À l'extérieur, seulement ce que la loi demande : le cabinet de paie, la MSA ou l'URSSAF pour les déclarations, l'inspection du travail si elle le demande.
Combien de temps
| Données | Durée |
|---|---|
| Fiche, contrat, éléments de paie | Tant que vous travaillez chez nous, puis 6 ans (obligations sociales et fiscales) |
| Heures notées et validées | Jusqu'à la paie, puis 3 ans (délai pour réclamer un salaire) |
| Candidature non retenue | 2 ans après le dernier contact |
| Photo | Tant que vous travaillez chez nous ; retirée dès que vous le demandez |
| Journal des connexions et des actions | 1 an |
Ensuite, les données sont effacées ou rendues anonymes. Un saisonnier qui revient d'une année sur l'autre garde sa fiche : c'est ce qui évite de tout redemander.
Comment elles sont protégées
Connexion sans mot de passe seul (Face ID, empreinte, ou téléphone + code), données transmises chiffrées, n° de sécurité sociale, IBAN et n° de titre de séjour chiffrés, chacun ne voit que ce qui le concerne, sauvegardes chaque nuit, journal de toutes les modifications qu'on ne peut pas effacer.
Vos droits
Vous pouvez demander à voir vos données, les faire corriger, en demander l'effacement ou la limitation quand la loi ne nous oblige pas à les garder, vous opposer à un usage, et en recevoir une copie. Adressez-vous à : Sophie, au bureau des Sapins Boul, ou par courrier au siège de la société. Nous répondons dans un délai d'un mois.
Si vous pensez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL : cnil.fr, ou 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.